¿QUÉ ES UNA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES Y PARA QUÉ SIRVE?
La homologación de proveedores es la validación de las capacidades y los recursos con los que cuenta una empresa, según los criterios que solicite el cliente, los aspectos a evaluar en su mayoría de veces son:
Comercial
Recursos
Humanos
Financiera-Legal
Calidad
Ambiente
Seguridad y Salud en el Trabajo
Salud ocupacional
Responsabilidad Social
Mediante la certificación de homologación de proveedores la empresa proveedora de productos y/o servicios conoce más a fondo sobre las fortalezas y debilidades con las que cuenta.
Generalmente, se acepta realizar la homologación con el fin de no perder contratos con los clientes y generarles confianza a través de las demostraciones de cumplimiento en diferentes aspectos por parte de la empresa proveedora.
Sirve para garantizar el compromiso y confianza comercial con el cliente.
De esta manera se da credibilidad de que los productos y/o servicios que ofrece la empresa proveedora cumplen con los estándares requeridos por el mismo.
¿CADA CUÁNTO TIEMPO DEBE HOMOLOGARSE MI EMPRESA?
La homologación de proveedores se debe realizar cada año.
¿ES NECESARIO HOMOLOGARSE CON LA CERTIFICADORA QUE MI CLIENTE INDIQUE? ¿SI O NO?
La respuesta es sí.
También dependerá de la actividad económica que desee homologar su cliente.
Entre las empresas certificadoras más conocidas en el Perú se tiene a SGS Perú, Bureau Veritas, Mega, entre otros.
¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES?
Los requisitos más comunes para una homologación de proveedores son los siguientes:
Para homologarse no importa la actividad económica, ni el tamaño de la empresa.
La homologación puede ser propia o a solicitud del cliente.
El producto y/o servicio que brinde la empresa debe ser aprobado según las perspectivas del cliente.
Contar con evaluaciones regulares ya sea semestralmente o anualmente.
Capacidad para llevar a cabo auditorías internas y externas.
Contar con certificaciones ISO (9001, 14000, 29783, 37000, entre otras).
Se debe realizar declaraciones juradas.
En caso de ofrecer un producto se debe contar con capacidad para suministro de producción.
Se debe contar con documentos que sustenten lo que se pide en el cuestionario de la certificadora.
¿QUÉ BENEFICIOS LE TRAE A MI EMPRESA HOMOLOGARME CON MI CLIENTE?
Los beneficios de homologarse con su cliente son los siguientes:
Reduce los gastos de riesgos comerciales en relación cliente/proveedor.
Permite conocer al cliente el nivel de competencia de la empresa, según los estándares requeridos por el mismo.
Cumples con las expectativas del cliente
El cliente te considerará en los primeros puestos en su cartera de proveedores.
Estandarizar procesos
Generar capacidad de respuesta por parte del proveedor/cliente, a través del programa de mejoras.
¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE SER UNA EMPRESA HOMOLOGADA?
Las ventajas de ser una empresa homologada son las siguientes:
Tienes mayor posibilidad de ganar contratos.
Mejora la imagen de la empresa frente a la competencia.
El producto o servicio que ofrezcas tendrá mayor credibilidad y generará confianza al cliente.
Garantizas tu compromiso y responsabilidad comercial con el cliente.
Conocer tus fortalezas y debilidades.
Ofreces productos y/o servicios de calidad
Mejora el desempeño laboral de las áreas.
Tienes mayor posibilidad de generar un alto puntaje al certificarte con cualquier norma internacional.
¿ES NECESARIO ASESORARME PARA CONSEGUIR EL CERTIFICADO DE HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES?
Si usted cuenta con personal calificado para realizar dicha gestión no es tan necesario.
Por otro lado, si no cuenta con un personal calificado, ni mucho menos tiempo para realizar dicha gestión es preferible contratar una empresa asesora que le oriente durante todo el proceso de homologación.
En la empresa UQ ASESORES, lo asesoramos desde antes de la realización del contrato, resolviendo sus dudas sobre el proceso de homologación y describiéndole los requisitos con los que debe contar.
Lo acompañamos durante todo el proceso de homologación, implementamos documentación de procesos y registros, brindamos capacitaciones.
Días previos a la auditoria se realiza una pre auditoria con el fin de obtener acciones correctivas y preventivas que servirá como proceso de mejora.
Le damos la opción de elegir si quiere que un asesor lo acompañe o no durante la auditoria.
Además de ello para generarle confianza la última cuota es cancelada después de haber aprobado la certificación de homologación de proveedores con altos puntajes.
¿COMO SE REALIZA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES?
El proceso de selección de proveedores se lleva a cabo por el área de logística y compras, siendo en la actualidad considerado el más importante en las empresas, ya que de ello depende que siga en funcionamiento la cadena de suministro y se cumpla con las fechas pactadas de entrega, de esta manera se logra satisfacer las necesidades y/o requerimientos del cliente. A continuación, se detalla los pasos que se deben seguir para el proceso de selección de proveedores:
Búsqueda de información de los proveedores: En este primer paso se busca información sobre los proveedores que ofrecen los productos y/o servicios que requiera el cliente mediante internet, plataformas web, networking, asociaciones profesionales, entre otros.
Solicitud de información de los proveedores: Una vez de haber realizado la selección y listado de los proveedores, se procede a solicitar información según los requerimientos y/o necesidades de la empresa mediante llamadas telefónicas, correos electrónicos, cartas, visitas presenciales, entre otros. La solicitud de información puede contener los aspectos que requiera saber el cliente sobre la empresa proveedora, entre ellos se tiene los tipos de precios que ofrece, el brouchure, fichas técnicas del producto y/o servicio, certificados ISO (9001, 14000, 29783, 37000, entre otras), certificado de homologación de proveedores, etc.
Evaluación y selección del proveedor: Se procede a crear un fichero de datos de cada proveedor seleccionado y luego mediante un cuadro comparativo se procede a evaluar según las condiciones de compra y/o requerimientos del cliente, con el fin de elegir a los posibles proveedores.
Sigamos…
Cumplimiento de expectativas: El encargado del área de logística y compras verifica que proveedor cumple con los criterios y/o aspectos solicitados por la organización. Luego de ello el proveedor seleccionado es registrado en la base de datos de los posibles proveedores.
Registro de los posibles proveedores y selección del más conveniente: Una vez de tener el registro de los posibles proveedores y descartar aquellos que no cumplan con los criterios solicitados por la empresa, se recomienda elegir al menos 3 empresas proveedoras como mínimo dependiendo del producto y/o servicio que requiera el cliente, pues en el transcurso del tiempo puede suceder algún tipo de situación en que la empresa proveedora no pueda abastecer a la empresa a tiempo.
Creación de base de datos: Se crea el registro de proveedores que serán parte de la cadena de suministro de la empresa.
Homologación de proveedores: En este paso se considera aquellas empresas que fueron seleccionadas por cumplir ciertos requerimientos del cliente, pero que no cuentan con el certificado de homologación de proveedores. Es por ello, que en algunas ocasiones si el cliente está interesado en dicha empresa proveedora le dará un ultimátum, el cual tratará de que en un plazo determinado de tiempo se certifique en homologación de proveedores, ya que de ello dependerá su contrato.
Negociación del contrato: En este ultimo paso se procede a realizar el contrato de manera formal con el área de Logística y Compras.
ASPECTOS QUE EL CLIENTE DESEA CONOCER SOBRE SUS PROVEEDORES
A continuación, se detalla algunas condiciones que toman en cuenta los clientes para la seleccionar al proveedor más apto según los requerimientos que necesite para su empresa:
Condiciones referidas a la calidad del producto y/o servicio:
Calidad del producto y/o servicio
Materiales utilizados
Fichas técnicas del producto y/o servicio
Periodo de garantía
Formación de los trabajadores
Servicio post-venta
Servicio de atención al cliente
Buzón de sugerencias, entre otros.
Condiciones económicas
Políticas de venta
Precio unitario
Descuento comercial
Descuento por volumen de compra
Tipos de pago
Plazos de pago
Precio de envases y embalaje
Pago del transporte
Pago de las pólizas
Recargos por aplazamiento de pago, entre otros
Pago de IGV
Otras condiciones
Código de ética
Políticas de anti soborno y corrupción
Periodo de validez de la oferta
Políticas de terminación de contrato
Circunstancias que pueden dar lugar a revisiones en los precios
Plazos de entrega
Buzón de quejas y reclamos, entre otros.
¿CÓMO SABER SI UNA EMPRESA ESTÁ HOMOLOGADA?
Se sabe que una empresa esta homologada por el simple hecho de que dispone de un certificado, el cual certifica que la empresa paso por un proceso de evaluación (materia financiero-legal, operativa, gestión de seguridad y salud en el trabajo, gestión ambiental, gestión de calidad, gestión comercial y responsabilidad social) y calificación como futuro proveedor permitiéndole de esta manera brindar productos y/o servicios de calidad requerida y esperada por los clientes.
